人と同じ作業量のはずなのに、自分はなかなか仕事が終わらない。そう思ったことはありませんか？
業務をさっさと終わらせて余裕をもって定時を迎えている人もいれば、終業時刻になろうというのになかなか作業が進まず残業になってしまう人もいます。
仕事量が同じであれば同じ時間に終われるはずなのに、自分は時間がかかってしまうというのは作業効率が悪いからかもしれません。
ここでは、なんで仕事がうまく進まないのかという原因を突き止め、どうすれば効率よく仕事ができるのかをご紹介していきます。
仕事がなかなか思うように進まない人の原因とは？
同じ仕事を同じ量だけ与えられたAさんとBさん。
Aさんは終業時刻前に業務を終えて、上司に提出しましたが、Bさんは終業時刻を迎えても半分の量すら終われなくて明日に持ち越すことになりました。
なぜBさんはAさんに比べて進み具合がこんなにも遅いのか、それには原因があったのです。
Bさんに限らず仕事が周りの人よりもはかどらない人には共通して原因がありました。それをご紹介していきます。
目の前にあることをやろうとしている
与えられた作業を目についた順にやろうとしているのが、作業効率の悪い人の進め方です。
行きつく先のゴールを見据えるのではなく、今目の前に与えられていることをやっているため、自分がなぜこれをしないといけないかということすらわかっていません。
わからないまま作業を進めていっても、何をしているのかわからないため仕事が進まないのです。
また、何を最優先にすべきかという予定を立てていないことから、作業途中で上司に催促され他の業務を進めていき、また与えられた業務に戻るという中途半端なことをしているため、どこまで作業を進めていたかを確認したりする時間がとられて作業に時間がかかってしまっています。
感情を自分でコントロールできない
自分の感情をコントロールするのが苦手な人も、作業効率が悪い人の特徴です。
感情は仕事に対しても少なからず影響を与えており、仕事がうまくいったり目標としていたことが達成できるとやる気が出て仕事の進み具合もよくなります。
反対に、仕事がうまくいかなかったり失敗をしてしまうと、気持ちが落ち込んでしまい業務に集中できず作業効率が悪くなります。
自分で感情をコントロールできない人は、ミスをするといつまでもそれを引きずって仕事に集中できないことから作業が進まない傾向にあるようです。
また、プライベートでも悪いことがあったりすると翌日の仕事の進み具合に影響が出る人もいます。
失敗から学べない
人は、誰しも失敗することはあります。
どんなに仕事がデキる人でも失敗はたくさん経験してきました。
でも、その失敗をどう克服していくかで成長できるのです。
しかし、作業効率が悪い人は、失敗をいつまでも引きずっているだけでなく、失敗の原因を突き止めて対処しようという気がないので、いつまでも失敗をそのままにしてしまいます。
失敗することが悪いのではなく、失敗から次に成功するための方法を導き出さなければ同じ失敗を何度も繰り返してしまうのです。
失敗に対応しようとするのではなく避けようとすることで、いつまでも作業は進みません。
技術的な問題
何をしなければいけないかは把握できているし、仕事を進めていこうという意欲はあるのに、タイピングが遅いとか基本的な操作を知らないことから作業に時間がかかっているというケースもあります。
また、書類がどこにあるか把握できていないことから、作業中に必要な書類を探すのに時間がかかっている人もいます。
わからなくても人に質問できないことから、誰かに声をかけられるまで待っているということも・・・
それでは仕事も進みません。
誰でもできる！効率的に仕事を進めていく方法
効率の悪い仕事の進め方をする人の特徴をご紹介しましたが、あてはまるところはありませんでしたか？
もし、あてはまったとしても大丈夫です。
これから、効率的に仕事を進めていく方法をご紹介していきますので、参考にしてください。
全体の流れを把握して計画を立てる
効率の悪い仕事の仕方は、目の前にあることから手を付けることだとご紹介しました。
効率よく仕事を進めていくのは、まず全体の流れを把握することから始まります。
自分の作業がどれなのか、全体のどの部分を請け負っているのかも把握しておきましょう。
作業の全体が見えたら、細かいスケジュールを立てていきます。
業務も一つではないと思うので、それぞれの業務の優先順位を決めましょう。
締め切りが近い、作業量が多いなど先に済ませたほうがいいものを優先的に進めていきます。
比較的余裕がある業務は後回しにしてもいいので、無理のない範囲で一日の作業を組んでいきましょう。
できれば、時間もある程度決めて作業をしたほうが作業に集中できます。
次の作業に進む前に区切りをつける
仕事もずっと作業を続けていくと、体や精神的にも疲れてしまい、作業効率が悪くなります。一つの業務が終わった時や業務の区切りがいいところで休憩することも必要です。
休憩するときも、いったん仕事から離れてリフレッシュできるとなおいいです。
例えば屋上で外の空気を吸うとか、少し目を閉じて瞑想をするとか気持ちの切り替えができるような休憩を行いましょう。
いったん仕事と縁を切ることで気持ちの切り替えもでき、続きの作業も集中して行うことができます。
ただ、休憩もあまり長すぎないようにしましょう。
休憩室で同僚といつまでも話し込んでしまうと、気分転換ではなく完全に気持ちが業務外になってしまうので、再度集中力を取り戻すのに時間がかかってしまいます。
作業は順序良く進めていく
いろんな業務が一気に押し寄せてくるときもあるかと思います。
そんなときに、あれやこれやと手を付けてしまうと、どれをどのくらい進めてきたのかわからなくなってしまい、それを確認するのに余計な時間がかかってしまいます。
作業が重なった時は、いったん落ち着いて優先順位を決めて一つずつ取り組んでいきましょう。
一つずつ終わらせていったほうが、気持ちも楽ですし作業効率的にもいいです。
自動化アプリの導入
作業の中には、同じことを何度も繰り返しているようなこともあると思います。
また、業務に関するフォーマットを一から作成しているようなことはありませんか？
それだと非常に時間がもったいないです。
今は、いろんなアプリや便利ツールが存在していて、フォーマットを一から作らなくてもすでにできているフォーマットに入力するだけでいいものもたくさんあります。
作業効率も上がりますし、わざわざフォーマットを作成する手間も省けます。
導入できるアプリやツールは積極的に導入して、作業をやりやすくしていきましょう。
作業量が多いものは段階に分ける
業務の量も案件によって変わってくるでしょう。
比較的軽微なものから時間にかかる重量な案件まで様々だと思います。
簡単なものは、早く終わらせたいという気持ちになりますが、量の多い案件は後回しにしたくなるのは誰にでもあることです。
しかし、後に回してもいずれはやらないといけないし、その仕事が残っていることで気持ちも重たくなりませんか？
作業量の多い案件は、作業を分割して進めていきましょう。
同じ作業を繰り返していると、作業効率が悪くなるので、区切りをつけて他の作業に手を付けます。
どこまでやるかは分割しているのですぐに把握することができるため、作業の進み具合を確認する必要はなく時間のロスにはなりません。
少しずつ作業が終わりに近づいていくと、気持ちも軽くなるでしょう。
朝一は気持ちが一番のっているときなので、できれば重たい案件は出社すぐ手を付けることをおすすめします。
柔軟な対応が必要
仕事も全てが完璧でないといけないわけではありません。
こういってしまうと、あまりいい気がしないかもしれませんが、仕事も手を抜いていい部分はあります。
それは、ある程度仕事の中身をわかってからしかできないかもしれませんが、手を抜いても大丈夫なところがわかってくるようになるでしょう。
仕事をしていくうえで、この業務は最終的にどんなものを求めているのかがわかれば、完璧でなくてもいいものは出てくるんです。
もちろんやるべきことはやらなければなりませんが、すべてを完璧にする必要はないわけです。
業務で求められているものがわかると、それも自然に見えてくるでしょう。
さいごに
効率のいい仕事の進め方、お分かりいただけたでしょうか？
仕事は、働いている限り付き合っていかなければならないものです。
どうせなら、時間に余裕をもって仕事をこなしていきたいですよね。
これまでの、効率の悪かった自分を見直してみましょう。
そして、効率のいい方法をどんどん試していきましょう。
これからすぐに取り組めるものもたくさんありますので、ぜひ参考にしてください。
